「報連相」でしくじらない
会社に入ると、まず教えられるのは、ビジネスマナーと「報連相」でしょう。
情シス部門だけでなく、会社員であれば「報告・連絡・相談」は、様々な業務を行う上で、重要なコミュニケーションとなります。
これをしくじると、決まるものも決まらなくなったり、進むものも進まなくなったりします。
私も何度も失敗し、その度に上司から叱られたことを思い出します。
そこで、私の経験から得た、ちょっとしたコツをお話しします。
事前の「相談」が一番大事
まず、「報連相」で一番重視すべきなのは、「相談」です。
物事がこじれる原因の多くは、「事前に聞いてない」ことに対する不満や不信感からくるものです。
じゃあ、前もって「このようにします」と言えばいいかというと、そうでもありません。
「このようにします」と言うのは、決定事項を「報告」しているわけで、人によっては「何で勝手に決めるんだ」と反発してしまうこともあります。
なので、「相談があります。このようにしたいと思いますが、いかがでしょう?」と持ちかけるわけです。
人間は(特に上司は)、「相談に乗ってください」と言われると、頼られている感じがして、満更でもない気になるものです。
気難しい上司でも、余程ムシの居所が悪い時でない限り、話を聞いてくれるはず。
また、相談は、上司だけでなく、同じプロジェクトのメンバーに対しても、同様に重要です。
時折、「そのやり方じゃダメだ。他の方法を検討しろ」みたいに、何度もダメだしをする人もいて、この「事前相談」をしたくなくなることもあるでしょうが、でも、そう言う人ほど、相談なしに進めると「俺は聞いてない」「誰が許可した?」と猛烈にゴネるので、苦しくてもここで頑張っていた方が後々スムーズに進められます。

相談する際の注意点としては、単に「どうしたらいいでしょう?」とノーアイデアで臨むのではなく、「こうしようと思ってますが、いかがでしょう?」と自分の意見を持って相談することです。
当然、「何故そうするの?」と問われるでしょうから、根拠や理由はしっかりと提示できるようにしておかなければいけません。
そこまで詰め切れなかった時でも、「ここまで考えたんですが、この先どうしたらいいか……」と、途中まででも検討したことを話した方がいいでしょう。
どうしてもわからない場合は、「いろいろ考えたんですが、どうしたらいいかさっぱり分かりません」と開き直ってください。
その結果どうなるか……相手次第です。でも、悪い結果にはならないと思います。

そして、相談は、なるべく早く行うことも大事です。
仮に、明日から実施する件について、今日「相談」しても遅すぎます。
その内容で問題なければいいですが、もし意見が分かれると、実施を見合わせないといけなくなる恐れもあります。
何回かダメ出しを食らうことを前提に、余裕を持って相談することです。
「報告」はタイミングと仕方が大事
さて、事前に相談して「OK」が出たら実施に移るわけですが、完了するまでに期間を要するものは、途中経過を「報告」した方がいいでしょう。
しかし、報告するタイミングは、意外と難しいものです。
中には「うまくいってるなら、いちいち報告しなくていい」という人もいますし、逆に、せっかちな人は毎日のように「どうなってる?」と聞いてくる人もいます。
なので、定例進捗会のようなものを設けて、そこで報告する形をとるのがいいと思います(頻度や打合せ時間などは適切に決めて)。
もしくは、部会・課会・グループ会などを使って報告するという方法もあります。

どのレベルのことまで報告したらいいかは、一概に言えませんが、自分が「報告しといた方がいいかな?」と迷ったものは報告しといた方がいいでしょう。
皆のリアクションは薄いかもしれませんが、「そんなことまで報告しなくていい」と拒否されるまでは、報告を続けてください。
ただし、報告するときは、要領よく・簡潔に!
「そんなことまで報告しなくていい」と言われるのは、大抵の場合、報告内容ではなく、報告の仕方がマズイ時です。
ポイントは、順調かどうか(何か問題が起きそうかどうか)、どこまで進んだのか(あとどれくらいで終わりそうか)ということです。

ちなみに、予期せぬ事案(トラブルや急に入ってきた案件など)が発生した場合は、速やかに「報告」。
その場合、緊急対応が必要な場合は、事後報告でもやむを得ませんが(「こんなトラブルが発生したので、とりあえず、このように対応しました」とか)、それ以外は、報告時に今後の対応を「相談」するという形をとるといいでしょう(「さきほど、こんな依頼がありました。こう対応しようと思いますが、いかがでしょうか」とか)。
「連絡」は不要?
最後に「連絡」です。
「相談」や「報告」が、適切に行われていれば、別途「連絡」するという必要性はないかもしれません。
「相談」や「報告」の中で、適宜「連絡」しているだろうからです。
そもそも「報告」と「連絡」は、相手に的確に伝えるということが重要で、両者の意味の違いを明確にしても、それこそあまり意味がないように思えます。
要は、”過不足なく”情報提供するために、”相手の立場に立って”考えること。
それが円滑に仕事を進めるためのコミュニケーションの第一歩です。
【教訓】報連相のコツ
相談は最善の根回し
  • 相談は事前に、なるべく早めに!
  • 報告はタイミングを見極め、要領よく・簡潔に!
  • 連絡は過不足なく、相手の立場に立って!